Unos ugovora

Ugovori se mogu kreirati na više načina.

Obično se kreiraju nakon dodjele posla najboljem ponuditelju na RFx-u.

 

 

Druga opcija je kreiranje ugovora na temelju zahtjeva klikom na gumb Izradi ugovor na ekranu Pregled zahtjeva:

 

 

Treći način kreiranja Ugovora je klikom na gumb Unesi na ekranu Pregled ugovora.

 

 

Nakon odabira opcije Unesi otvara se forma za unos ugovora koja se sastoji od 6 tabova: Opće, Materijali, Stavke ugovora, Dokumenti, Ugovorne strane, Povijest i Poruke.

Na tabu Opće upisuju se opće informacije o Ugovoru:

• Šifra Ugovora: sustav automatski definira Šifru (polje se ne može mijenjati),
• Naziv Ugovora,
• Status Ugovora (odabiremo iz padajuće izbornika željeni status)
• Odgovorna osoba (automatski se povlači korisnik koji unosi ugovor)
• Organizacijska jedinica
• Vrijednost ugovora (eur)
• Datum potpisa
• Datum početka važenja
• Datum isteka Ugovora
• Kategorija nabave
• Opis ugovora (željeni tekst nakon kopiranja se može zalijepiti (CTRL+V) u polje Opis ugovora)

 

Moguće je definirati vrijeme slanja upozorenja o isteku ugovora (6 mjeseci, 3 mjeseca ili određen broj dana prije isteka) ili odrediti da upozorenje neće biti poslano.

 

Na tabu Materijali dodaju se materijali na ugovor.1Ako je ugovor kreiran za određeni projekt, onda materijali predstavljaju predmete nabave projekta. Za svaki od materijala definiraju se stavke (npr. jedinična cijena, količina...).

 

 

Svaku stavku ugovora je moguće vezati uz jednu ili više stavaka budžeta, uz mogućnost upisa postotka raspodjele po stavci (koriste se kasnije prilikom računanja realizacije budžeta).

- Ukoliko stavka na ugovoru ima oznaku „Troši budžet“, to znači da direktno troši budžet bez potrebe za unosom narudžbenice.

- Ukoliko indikator „Troši budžet“ nije označen, onda se na toj stavci ugovora unaprijed može definirati na koji način će se vršiti raspodjela iznosa po postocima ukoliko će se iz ugovora kasnije izrađivati narudžbenica.

- Ako je ugovor nastao iz dodjele posla (projekta), raspodjela po stavkama financijskog plana s predmeta nabave će se automatski prenijeti na stavke ugovora.

 

 

Na tabu Stavke dodaju se stavke, odnosno oni dijelovi ugovora koji se mogu mijenjati. Moguće je dodati preddefinirani popis stavki ugovora2Predefiniran popis stavki dodaje se klikom na Dodaj stavke iz tipskog ugovora., ovisno o tipu ugovora, što se preporučuje kako bi prilikom generiranja ugovora svi dijelovi bili ispravno popunjeni.

 

 

Na tabu Dokumenti moguće je dodati dokument, pregledati postojeći dokument ili ga urediti. Nakon što je dokument učitan potrebno je kliknuti na gumb Označi kao tekst ugovora.

 

Ako je ugovor napravljen iz dodjele posla na projektu, na ovom tabu se automatski generira i prikazuje MS Excel datoteka koja sadržava popis dodijeljenih predmeta nabave (ugovoreni troškovnik s dobavljačem).

 

 

Na tabu Ugovorne strane odabire se naručitelj i ponuditelj. Za unos potrebno je u tražilicu upisati naziv isporučitelja (dobavljača) te kliknuti +.

 

 

Administratoru ugovora je omogućena kontrolirana izmjena podatka na ugovoru (otključavanje) uz unos komentara/razloga izmjena, čak i ukoliko je ugovor u statusu potpisan. U tom slučaju pojavljuje se gumb za otključavanje. Nakon klika na gumb, mora se obvezno unijeti komentar koji se evidentira u log statusa.

 

Na tabu Povijest promjena nalazi se povijest izmjena ugovora s opcijama filtriranja.